সুবিধার জন্য, Outlook ইমেল ক্লায়েন্ট তার ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনকামিং বার্তাগুলিতে সাড়া দেওয়ার ক্ষমতা সরবরাহ করে। মেইলটির সাথে কাজটি সহজেই সরল করে তুলতে পারে, যদি অন্তর্মুখী ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়াতে একই উত্তর পাঠানো দরকার। উপরন্তু, স্বয়ংক্রিয় উত্তর সব ইনকামিং এবং selectively জন্য কনফিগার করা যেতে পারে।
আপনি যদি ঠিক একই সমস্যার মুখোমুখি হন তবে এই নির্দেশটি আপনাকে মেলের সাথে কাজটি সহজ করতে সহায়তা করবে।
সুতরাং, Outlook 2010 এ স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া কনফিগার করার জন্য আপনাকে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে এবং তারপরে সংশ্লিষ্ট নিয়মটি কনফিগার করতে হবে।
একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর টেমপ্লেট তৈরি করা হচ্ছে
আসুন শুরু থেকেই শুরু করি - আমরা একটি চিঠি টেমপ্লেট প্রস্তুত করব যা উত্তর হিসাবে প্রাপকদের পাঠানো হবে।
প্রথম, একটি নতুন বার্তা তৈরি করুন। এটি করার জন্য, "হোম" ট্যাবে, "বার্তা তৈরি করুন" বোতামটিতে ক্লিক করুন।
এখানে আপনাকে পাঠ্য প্রবেশ করতে হবে এবং প্রয়োজন হলে এটি বিন্যাস করুন। এই টেক্সট উত্তর বার্তার ব্যবহার করা হবে।
এখন, যখন লেখাটির সাথে কাজ সম্পন্ন হয়, তখন "ফাইল" মেনুতে যান এবং সেখানে "সংরক্ষণ করুন" কমান্ড নির্বাচন করুন।
সংরক্ষণ আইটেম উইন্ডোতে, "ফাইল প্রকার" তালিকাতে "আউটলুক টেমপ্লেট" নির্বাচন করুন এবং আমাদের টেমপ্লেটের নামটি প্রবেশ করুন। এখন আমরা "সংরক্ষণ করুন" বাটনে ক্লিক করে সংরক্ষণ নিশ্চিত করি। এখন নতুন বার্তা উইন্ডো বন্ধ করা যাবে।
এটি অটোরসপসন টেমপ্লেট তৈরি করে এবং আপনি নিয়মটি সেট আপ করতে এগিয়ে যেতে পারেন।
ইনকামিং বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করুন
দ্রুত একটি নতুন নিয়ম তৈরি করার জন্য, প্রধান Outlook উইন্ডোতে মুখ্য ট্যাবে যান এবং মুভ গোষ্ঠীতে বিধি বোতামটি ক্লিক করুন এবং তারপরে পরিচালনা নিয়ম এবং বিজ্ঞপ্তি আইটেমটি নির্বাচন করুন।
এখানে আমরা "নতুন ..." ক্লিক করুন এবং একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে উইজার্ডে যান।
"একটি খালি নিয়ম দিয়ে শুরু করুন" বিভাগে, "আমার প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে নিয়মটি প্রয়োগ করুন" আইটেমটিতে ক্লিক করুন এবং "পরবর্তী" বোতামে ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
এই পর্যায়ে, একটি নিয়ম হিসাবে, কোন শর্ত নির্বাচন করা প্রয়োজন। যাইহোক, যদি আপনি সকল ইনকামিং বার্তাগুলিতে উত্তরটি কাস্টমাইজ করতে চান তবে চেকবক্সগুলিতে টিক চিহ্ন দিয়ে প্রয়োজনীয় শর্তাদি নির্বাচন করুন।
পরবর্তী, যথাযথ বাটনে ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে যান।
যদি আপনি কোনও শর্ত নির্বাচন না করে থাকেন তবে আউটলুক আপনাকে সতর্ক করবে যে কাস্টম নিয়মটি সমস্ত ইনকামিং ইমেলগুলিতে প্রযোজ্য হবে। যখন আমাদের এটির দরকার হয়, আমরা "হ্যাঁ" বাটনে ক্লিক করে নিশ্চিত বা "না" ক্লিক করে শর্তাদি সেট আপ করি।
এই পদক্ষেপে, আমরা বার্তাটির সাথে কর্ম নির্বাচন করি। যেহেতু আমরা ইনকামিং বার্তাগুলির একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট করি, তাই আমরা "নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর" বক্সটি চেক করি।
উইন্ডোর নীচে আপনি পছন্দসই টেমপ্লেট নির্বাচন করতে হবে। এটি করার জন্য, "নির্দিষ্ট টেমপ্লেট" লিঙ্কটি ক্লিক করুন এবং টেমপ্লেটটির নির্বাচনটিতে এগিয়ে যান।
যদি কোনও বার্তা টেমপ্লেট তৈরির পর্যায়ে আপনি পথ পরিবর্তন করেননি এবং ডিফল্টরূপে সবকিছু বাকি রেখেছেন তবে এই উইন্ডোতে "ফাইল সিস্টেমের টেমপ্লেটগুলি" নির্বাচন করতে এবং তালিকাটিতে তৈরি টেমপ্লেটটি প্রদর্শিত হবে। অন্যথা, আপনাকে অবশ্যই "ব্রাউজ করুন" বোতামটি ক্লিক করতে হবে এবং বার্তা টেমপ্লেট দিয়ে আপনি ফাইলটি কোথায় সংরক্ষণ করেছিলেন তা খুলুন।
যদি পছন্দসই ক্রিয়াটি নির্বাচন করা হয় এবং টেমপ্লেট ফাইলটি নির্বাচন করা হয় তবে আপনি পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যেতে পারেন।
এখানে আপনি ব্যতিক্রম সেট আপ করতে পারেন। অর্থাৎ, সেই ক্ষেত্রে যেখানে স্বয়ংক্রিয় উত্তর কাজ করবে না। প্রয়োজন হলে, প্রয়োজনীয় শর্ত নির্বাচন করুন এবং তাদের কাস্টমাইজ করুন। আপনার স্বতঃ-উত্তর রুলতে কোন ব্যতিক্রম নেই তবে "পরবর্তী" বোতামে ক্লিক করে চূড়ান্ত ধাপে যান।
প্রকৃতপক্ষে, এখানে কিছু কনফিগার করার দরকার নেই, তাই আপনি অবিলম্বে "শেষ" বোতামে ক্লিক করতে পারেন।
এখন, কনফিগার করা শর্তাবলী এবং ব্যতিক্রমগুলির উপর নির্ভর করে, Outlook আপনার ইনকামিংকে ইনকামিং ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়া পাঠাবে। যাইহোক, নিয়ম মাস্টার শুধুমাত্র একটি অধিবেশন সময় প্রতিটি প্রাপকের এক সময় স্বয়ংক্রিয় উত্তর প্রদান করে।
অর্থাৎ, যত তাড়াতাড়ি আপনি আউটলুক শুরু করেন, সেটি শুরু হয়। এটি প্রোগ্রাম থেকে প্রস্থান এ শেষ হয়। সুতরাং, যখন আউটলুক কাজ করছে, তখন অ্যাড্রেসিয়াকে কোনও বারবার প্রতিক্রিয়া দেখানো হবে না যিনি বেশ কয়েকটি বার্তা পাঠিয়েছেন। অধিবেশন চলাকালীন, আউটলুক ব্যবহারকারীদের একটি তালিকা তৈরি করে যার একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো হয়েছিল, যা আপনাকে পুনরায় প্রেরণ এড়াতে দেয়। কিন্তু, যদি আপনি Outlook বন্ধ করেন এবং তারপরে আবার লগ ইন করেন তবে এই তালিকাটি পুনরায় সেট করা হয়।
ইনকামিং বার্তাগুলিতে স্বতঃ-উত্তর অক্ষম করার জন্য, কেবল "বিধি এবং সতর্কতা পরিচালনা" উইন্ডোতে স্বতঃ-উত্তরের নিয়মটি অচিহ্নিত করুন।
এই নির্দেশনাটি ব্যবহার করে, আপনি Outlook 2013 এবং পরবর্তী সংস্করণগুলিতে স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি কনফিগার করতে পারেন।
