মাইক্রোসফ্ট অফিস প্যাকেজে, একটি ডাটাবেস তৈরি করার জন্য এবং তাদের সাথে কাজ করার জন্য একটি বিশেষ প্রোগ্রাম রয়েছে - অ্যাক্সেস। তবুও, অনেক ব্যবহারকারী এই উদ্দেশ্যে তাদের কাছে আরো পরিচিত অ্যাপ্লিকেশন - এক্সেল ব্যবহার করতে পছন্দ করে। এটি লক্ষ্য করা উচিত যে এই প্রোগ্রামটিতে একটি সম্পূর্ণ ডাটাবেস (ডিবি) তৈরির জন্য সমস্ত সরঞ্জাম রয়েছে। চলুন কিভাবে এই কাজ খুঁজে।
সৃষ্টি প্রক্রিয়া
এক্সেল ডাটাবেস একটি শীট কলাম এবং সারি বিতরণ তথ্য একটি structured সেট।
বিশেষ পরিভাষা অনুযায়ী, ডাটাবেস স্ট্রিং নামকরণ করা হয় "রেকর্ডস"। প্রতিটি এন্ট্রি একটি পৃথক বস্তুর সম্পর্কে তথ্য রয়েছে।
কলাম বলা হয় "ক্ষেত্রসমূহ"। প্রতিটি ক্ষেত্রে সমস্ত রেকর্ডের জন্য একটি পৃথক পরামিতি রয়েছে।
অর্থাৎ, এক্সেলের যে কোনও ডাটাবেসের ফ্রেম নিয়মিত টেবিল।
টেবিল তৈরি
সুতরাং, প্রথম সব আমরা একটি টেবিল তৈরি করতে হবে।
- ডাটাবেসের ক্ষেত্র (কলাম) এর শিরোনাম লিখুন।
- আমরা ডাটাবেস রেকর্ড (লাইন) নাম পূরণ।
- আমরা ডাটাবেস পূরণ করতে এগিয়ে যান।
- ডাটাবেস ভরা হওয়ার পর, আমরা আমাদের বিবেচনার ভিত্তিতে তথ্য ফরম্যাট করি (ফন্ট, সীমানা, পূরণ, নির্বাচন, কোষের সাথে সম্পর্কিত পাঠ্য অবস্থান ইত্যাদি)।
এই ডাটাবেস ফ্রেমওয়ার্ক নির্মাণ সম্পন্ন।
পাঠ: কিভাবে এক্সেল একটি স্প্রেডশীট করতে
ডাটাবেস বৈশিষ্ট্য বরাদ্দ করা
এক্সেলের জন্য টেবিলে যেমন কোষের একটি পরিসর হিসাবে নয়, যেমন ডেটাবেস হিসাবে, এটি যথাযথ বৈশিষ্ট্যাবলী বরাদ্দ করতে হবে।
- ট্যাব যান "তথ্য".
- টেবিলের পুরো পরিসীমা নির্বাচন করুন। ডান মাউস বোতাম ক্লিক করুন। প্রসঙ্গ মেনুতে বোতামে ক্লিক করুন "একটি নাম দিন ...".
- গ্রাফ "নাম" আমরা ডাটাবেস কল করতে চান যে নাম উল্লেখ করুন। একটি পূর্বশর্ত হল নামটি একটি অক্ষর দিয়ে শুরু করা উচিত, এবং সেখানে স্পেস থাকতে হবে না। গ্রাফ "বিন্যাস" আপনি টেবিল এলাকাটির ঠিকানা পরিবর্তন করতে পারেন, কিন্তু যদি আপনি সঠিকভাবে এটি নির্বাচন করেন তবে আপনাকে এখানে কিছু পরিবর্তন করার দরকার নেই। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি একটি পৃথক ক্ষেত্রে একটি নোট নির্দিষ্ট করতে পারেন, কিন্তু এই পরামিতিটি ঐচ্ছিক। সমস্ত পরিবর্তন করা হয়, বাটনে ক্লিক করুন। "ঠিক আছে".
- বোতামে ক্লিক করুন "সংরক্ষণ করুন" উইন্ডো শীর্ষে বা কীবোর্ড শর্টকাট টাইপ করুন Ctrl + S, একটি হার্ড ডিস্ক বা একটি পিসিতে সংযুক্ত অপসারণযোগ্য মিডিয়া ডাটাবেস সংরক্ষণ করার জন্য।
আমরা বলতে পারি যে তার পরে আমরা ইতিমধ্যে প্রস্তুত তৈরি ডাটাবেস আছে। এটি এমন একটি রাষ্ট্রে এমনকি এটি উপস্থাপিত হওয়ার সাথে সাথেও কাজ করা সম্ভব, তবে অনেক সুযোগ বন্ধ করা হবে। নীচে আমরা ডাটাবেস আরও কার্যকরী করতে কিভাবে ব্যাখ্যা।
বাছাই এবং ফিল্টার
ডেটাবেসগুলির সাথে কাজ করা, প্রথমত, রেকর্ডগুলি সংগঠিত, নির্বাচন এবং সাজানোর সম্ভাবনা প্রদান করে। চলুন এই ফাংশন আমাদের ডাটাবেসের সাথে সংযোগ করুন।
- ক্ষেত্রের তথ্য নির্বাচন করুন যাতে আমরা ক্রম পরিচালনা করতে যাচ্ছি। ট্যাবে রিবনের উপর অবস্থিত "সাজান" বাটনে ক্লিক করুন "তথ্য" সরঞ্জাম ব্লক "সাজান এবং ফিল্টার".
বাছাই প্রায় কোনো পরামিতি সঞ্চালিত করা যেতে পারে:
- বর্ণানুক্রমিক নাম;
- তারিখ;
- সংখ্যা, ইত্যাদি
- পরবর্তী উইন্ডোটি সাজানোর জন্য নির্বাচিত এলাকাটি ব্যবহার করতে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি প্রসারিত করার জন্য জিজ্ঞাসা করবে। স্বয়ংক্রিয় সম্প্রসারণ নির্বাচন করুন এবং বোতামে ক্লিক করুন। "সাজান ...".
- সাজানোর সেটিংস উইন্ডো খোলে। মাঠে "সাজান" ক্ষেত্রের নাম উল্লেখ করুন যেখানে এটি পরিচালিত হবে।
- মাঠে "সাজান" এটা সঞ্চালিত হবে ঠিক কিভাবে উল্লেখ করে। একটি ডাটাবেসের জন্য, সর্বোত্তম বিকল্প নির্বাচন করা হয় "মান".
- মাঠে "অর্ডার" সাজানোর সঞ্চালিত হবে যাতে ক্রম উল্লেখ করুন। বিভিন্ন ধরণের তথ্যের জন্য, এই উইন্ডোতে বিভিন্ন মান প্রদর্শিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, টেক্সট তথ্য জন্য, এই মান হবে "এ থেকে জেড" অথবা "জেড টু এ", এবং সাংখ্যিক জন্য - "আরোহী" অথবা "সাজানো".
- এটা নিশ্চিত করতে গুরুত্বপূর্ণ "আমার তথ্য শিরোনাম রয়েছে" একটি টিক ছিল। যদি না হয়, তাহলে আপনি করা প্রয়োজন।
সব প্রয়োজনীয় পরামিতি প্রবেশ করার পরে, বাটনে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
তারপরে, ডাটাবেসের তথ্য নির্দিষ্ট সেটিংস অনুসারে সাজানো হবে। এই ক্ষেত্রে, আমরা এন্টারপ্রাইজ কর্মচারীদের নাম দ্বারা সাজানো।
- একটি এক্সেল ডাটাবেস কাজ করার সময় সবচেয়ে সুবিধাজনক সরঞ্জাম এক একটি স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার। ডাটাবেসের সম্পূর্ণ পরিসর এবং সেটিংস ব্লক নির্বাচন করুন "সাজান এবং ফিল্টার" বাটন ক্লিক করুন "ফিল্টার".
- আপনি দেখতে পারেন, এর পরে, উল্টানো ত্রিভুজগুলির আকারে ক্ষেত্রগুলির নাম দিয়ে কোষগুলিতে আইকন উপস্থিত হয়। কলামের আইকনে ক্লিক করুন যার মূল্য আমরা ফিল্টার করতে যাচ্ছি। খোলা উইন্ডোতে আমরা সেই মানগুলি থেকে চেক চিহ্নগুলি মুছে ফেলি, যে রেকর্ডগুলি আমরা লুকাতে চাই। পছন্দ করার পরে, বাটনে ক্লিক করুন। "ঠিক আছে".
যেমন আপনি দেখতে পারেন, এর পরে, যে মানগুলি আমরা মূল্যচিহ্নগুলি সরিয়ে দিয়েছি সেগুলি সমেত টেবিল থেকে লুকানো ছিল।
- পর্দায় সমস্ত তথ্য ফিরিয়ে আনতে, কলামের আইকনের উপর ক্লিক করুন যা ফিল্টারিং সঞ্চালিত হয়েছিল এবং খোলা উইন্ডোতে, সমস্ত আইটেমের সামনে সমস্ত চেকবক্স চেক করুন। তারপর বাটনে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
- সম্পূর্ণ ফিল্টারিং অপসারণ করার জন্য, বাটনে ক্লিক করুন। "ফিল্টার" টেপ উপর।
পাঠ: এক্সেল মধ্যে সাজানোর এবং ফিল্টার তথ্য
অনুসন্ধান
একটি বড় ডাটাবেস আছে, এটি একটি বিশেষ হাতিয়ার সাহায্যে এটি মাধ্যমে অনুসন্ধান করা সুবিধাজনক।
- এটি করতে, ট্যাবে যান "বাড়ি" এবং সরঞ্জাম ব্লক মধ্যে টেপ "সম্পাদনা" বাটন চাপুন "খুঁজুন এবং উজ্জ্বল করুন".
- একটি উইন্ডো খোলে যা আপনি পছন্দসই মান উল্লেখ করতে হবে। তারপরে, বাটনে ক্লিক করুন "পরবর্তী খুঁজুন" অথবা "সব খুঁজুন".
- প্রথম ক্ষেত্রে, প্রথম ঘর যা একটি নির্দিষ্ট মান আছে সক্রিয় হয়ে যায়।
দ্বিতীয় ক্ষেত্রে, এই মান ধারণকারী ঘরগুলির সম্পূর্ণ তালিকা খোলা হয়।
পাঠ: কিভাবে এক্সেল একটি অনুসন্ধান করবেন
পিনিং এলাকায়
রেকর্ড এবং ক্ষেত্রের নামের সাথে ঘর সংশোধন করার জন্য ডাটাবেস তৈরি করার সময় সুবিধাজনক। একটি বড় বেস সঙ্গে কাজ করার সময় - এই শুধুমাত্র একটি পূর্বশর্ত। অন্যথায়, আপনি কোন সারি বা কলাম একটি বিশেষ মান অনুরূপ দেখতে দেখতে শীতের মাধ্যমে ক্রমাগত সময় স্ক্রোলিং ব্যয় করতে হবে।
- ঘর নির্বাচন করুন, উপরের এবং বাম দিকের এলাকাটি আপনি ঠিক করতে চান। এটি শিরোনামের নীচে এবং প্রবেশের নামগুলির ডানদিকে অবিলম্বে অবস্থিত হবে।
- ট্যাব হচ্ছে "দেখুন" বাটন ক্লিক করুন "এলাকাটি পিন করুন"যা টুল গ্রুপে অবস্থিত "উইন্ডো"। ড্রপ ডাউন তালিকায়, মান নির্বাচন করুন "এলাকাটি পিন করুন".
এখন ক্ষেত্রের নাম এবং রেকর্ডের নামগুলি সবসময় আপনার চোখের সামনে থাকবে, তথাপি আপনি ডাটা শীটের মাধ্যমে কতটা স্ক্রোল করবেন।
পাঠ: এক্সেল এলাকায় কিভাবে ঠিক করতে হবে
তালিকা নিচে ড্রপ
টেবিলে কিছু ক্ষেত্রের জন্য, ড্রপ-ডাউন তালিকা সংগঠিত করতে এটি সর্বোত্তম হবে যাতে ব্যবহারকারীরা নতুন রেকর্ড যোগ করে কেবলমাত্র নির্দিষ্ট পরামিতি নির্দিষ্ট করতে পারে। এই ক্ষেত্রের জন্য, উদাহরণস্বরূপ, সত্য "লিঙ্গ"। সব পরে, শুধুমাত্র দুটি বিকল্প হতে পারে: পুরুষ এবং মহিলা।
- একটি অতিরিক্ত তালিকা তৈরি করুন। সবচেয়ে সুবিধামত এটি অন্য শীট স্থাপন করা হবে। এটিতে আমরা মানগুলির তালিকা নির্দিষ্ট করে যা ড্রপ-ডাউন তালিকাতে উপস্থিত হবে।
- এই তালিকাটি নির্বাচন করুন এবং ডান মাউস বাটনটি ক্লিক করুন। উপস্থিত মেনুতে, আইটেমটি নির্বাচন করুন "একটি নাম দিন ...".
- ইতিমধ্যে আমাদের জানালা জানালা খোলা। যথাযথ ক্ষেত্রে, উপরে বর্ণিত শর্ত অনুযায়ী, আমাদের পরিসরের নাম দিন।
- আমরা ডাটাবেসের সাথে শীট ফিরে। রেখা নির্বাচন করুন যা ড্রপ ডাউন তালিকা প্রয়োগ করা হবে। ট্যাব যান "তথ্য"। আমরা বাটন চাপুন "ডেটা যাচাইকরণ"যা টুল ব্লক মধ্যে টেপ অবস্থিত "তথ্য সঙ্গে কাজ".
- দৃশ্যমান মান চেক উইন্ডো খোলে। মাঠে "ডাটা প্রকার" অবস্থান সুইচ সেট করুন "তালিকা"। মাঠে "উৎস" চিহ্ন সেট করুন "=" এবং অবিলম্বে এটির পরে, একটি স্পেস ছাড়া, ড্রপ-ডাউন তালিকাটির নাম লিখুন, যা আমরা এটিটিকে একটু বেশি করে দিয়েছি। তারপরে, বাটনে ক্লিক করুন "ঠিক আছে".
এখন, যখন আপনি সীমাবদ্ধতা সেট করা সীমাতে তথ্য প্রবেশ করার চেষ্টা করেন, তখন একটি তালিকা প্রদর্শিত হবে যা আপনি স্পষ্টভাবে নির্ধারিত মানগুলির মধ্যে চয়ন করতে পারেন।
আপনি যদি এই কোষগুলিতে নির্বিচারে অক্ষর লিখতে চেষ্টা করেন, একটি ত্রুটি বার্তা উপস্থিত হবে। আপনি ফিরে আসা এবং একটি সঠিক এন্ট্রি করতে হবে।
পাঠ: কিভাবে এক্সেল একটি ড্রপ ডাউন তালিকা করতে
অবশ্যই, এক্সেল ডেটাবেস তৈরির জন্য বিশেষ প্রোগ্রামগুলিতে তার ক্ষমতার মধ্যে নিকৃষ্ট। তবে, এটি একটি টুলকিট রয়েছে যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ডেটাবেস তৈরি করতে চান এমন ব্যবহারকারীদের চাহিদাগুলি পূরণ করবে। বিশেষ অ্যাপ্লিকেশনের তুলনায় এক্সেল বৈশিষ্ট্যগুলি সাধারণ ব্যবহারকারীদের কাছে আরও ভালভাবে পরিচিত, এই বিষয়ে, মাইক্রোসফটের বিকাশের কিছু সুবিধা রয়েছে।
