প্রয়োজন হলে, আউটলুক ইমেল টুলকিট আপনাকে বিভিন্ন ফাইলগুলিতে, বিভিন্ন পরিচিতি সহ একটি পৃথক ফাইল সংরক্ষণ করতে দেয়। ব্যবহারকারীটি আউটলুকের অন্য সংস্করণে স্যুইচ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে, অথবা যদি আপনাকে অন্য ইমেল প্রোগ্রামে পরিচিতি স্থানান্তরের প্রয়োজন হয় তবে এই বৈশিষ্ট্যটি বিশেষভাবে কার্যকর হবে।
এই ম্যানুয়ালটিতে, আপনি কিভাবে একটি বহিরাগত ফাইলের মধ্যে পরিচিতি আমদানি করতে পারেন তা আমরা দেখব। এবং আমরা এমএস আউটলুক 2016 এর উদাহরণে এটি করব।
আসুন "ফাইল" মেনু দিয়ে শুরু করি, যেখানে আমরা "ওপেন এন্ড এক্সপোর্ট" বিভাগে যাব। এখানে আমরা "আমদানি এবং রপ্তানি" বোতামটি টিপুন এবং ডেটা রপ্তানি সেট আপ করতে এগিয়ে যান।
যেহেতু আমরা যোগাযোগের তথ্য সংরক্ষণ করতে চাই, এই উইন্ডোতে আমরা "ফাইলে রপ্তানি করুন" আইটেমটি নির্বাচন করি এবং "পরবর্তী" বোতামটিতে ক্লিক করুন।
এখন তৈরি করার জন্য ফাইল টাইপ নির্বাচন করুন। শুধুমাত্র দুটি ধরনের এখানে দেওয়া হয়। প্রথমটি "কমা বিচ্ছিন্ন মান", যা একটি CSV ফাইল। এবং দ্বিতীয়টি হল "আউটলুক ডেটা ফাইল"।
প্রথম ধরনের ফাইলগুলি CSV ফাইল ফর্ম্যাটগুলির সাথে কাজ করতে পারে এমন অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে ডেটা স্থানান্তরের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
একটি CSV ফাইলে পরিচিতিগুলি রপ্তানি করতে, "কমা বিভাজিত মান" আইটেমটি নির্বাচন করুন এবং "পরবর্তী" বোতামে ক্লিক করুন।
এখানে ফোল্ডার ট্রিতে, "আউটলুক ডেটা ফাইল" বিভাগে "পরিচিতি" নির্বাচন করুন এবং "পরবর্তী" বোতামে ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
এটি এখন ফোল্ডারটি নির্বাচন করতে থাকবে যেখানে ফাইলটি সংরক্ষণ করা হবে এবং এটি একটি নাম দেবে।
এখানে আপনি উপযুক্ত বাটনে ক্লিক করে মেলা ক্ষেত্রগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন। অথবা পূর্ববর্তী ধাপে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ফাইল তৈরি করতে "শেষ করুন" এবং Outlook এ ক্লিক করুন।
যদি আপনি Outlook এর অন্য সংস্করণে যোগাযোগের তথ্য রপ্তানি করার পরিকল্পনা করেন তবে এই ক্ষেত্রে আপনি "Outlook ডেটা ফাইল (.pst)" আইটেম নির্বাচন করতে পারেন।
তারপরে, "আউটলুক ডেটা ফাইল" শাখার "পরিচিতি" ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী ধাপে এগিয়ে যান।
ডিরেক্টরি এবং ফাইলের নাম উল্লেখ করুন। এবং সদৃশ সঙ্গে কর্ম নির্বাচন করুন এবং চূড়ান্ত ধাপে যান।
এখন আপনাকে ডুপ্লিকেট পরিচিতিগুলির জন্য তিনটি উপলব্ধ কর্মের একটি নির্বাচন করতে হবে এবং "শেষ" বোতামে ক্লিক করুন।
সুতরাং, যোগাযোগের তথ্য রপ্তানি মোটামুটি সহজ - মাত্র কয়েক ধাপ। একইভাবে, আপনি মেইল ক্লায়েন্টের পরবর্তী সংস্করণগুলিতে ডেটা রপ্তানি করতে পারেন। তবে, রপ্তানি প্রক্রিয়া এখানে বর্ণনা করা থেকে সামান্য পার্থক্য হতে পারে।
