টেবিলের একটি বৃহত অ্যারের সাথে কাজ করার সুবিধার জন্য, ক্রমাগত নির্দিষ্ট মাপদণ্ড অনুযায়ী তাদের আদেশ দেওয়া উচিত। উপরন্তু, নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে, কখনও কখনও সম্পূর্ণ তথ্য অ্যারের প্রয়োজন হয় না, কিন্তু শুধুমাত্র পৃথক লাইন। অতএব, বিশাল পরিমাণে তথ্য বিভ্রান্ত না করার জন্য, তথ্যকে সুদৃঢ় করা এবং অন্যান্য ফলাফল থেকে ফিল্টার করা একটি যুক্তিসঙ্গত সমাধান হবে। আসুন মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের ডাটা সাশ্রয় এবং ফিল্টার কিভাবে খুঁজে বের করি।
সহজ তথ্য বাছাই
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল কাজ যখন সাজানোর সবচেয়ে সুবিধাজনক সরঞ্জাম এক। কলামের কোষগুলিতে থাকা তথ্য অনুসারে, আপনি এটির সারির সারিগুলিকে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজিয়ে রাখতে পারেন।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের ক্রমবর্ধমান তথ্য "সডিটিং এবং ফিল্টার" বোতাম ব্যবহার করে সম্পাদিত হতে পারে, যা "সম্পাদনা" টুলবারের পটির উপরে "হোম" ট্যাবে অবস্থিত। কিন্তু প্রথমত, আমরা যে ধরণের কলামে আমরা সাজানোর জন্য যাচ্ছি সেগুলিতে ক্লিক করতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, নীচের টেবিলে, কর্মচারীদের বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো উচিত। আমরা "নাম" কলামের যে কোনও কোষে পরিণত হব এবং "সাজান এবং ফিল্টার" বোতামে ক্লিক করুন। বর্ণানুক্রমিকভাবে নামগুলি সাজানোর জন্য, উপস্থিত তালিকা থেকে, "A থেকে Z থেকে সাজান" আইটেমটি নির্বাচন করুন।
যেমন আপনি দেখতে পারেন, টেবিলের সমস্ত তথ্য নামগুলির বর্ণানুক্রমিক তালিকা অনুযায়ী অবস্থিত।
বিপরীত ক্রম অনুসারে সাজানোর জন্য, একই মেনুতে, Z থেকে A থেকে সাজানো বাটনটি নির্বাচন করুন।
তালিকা বিপরীত ক্রম পুনর্নির্মিত করা হয়।
এটি উল্লেখ্য যে সাজানোর এই সাজানোর শুধুমাত্র টেক্সট তথ্য বিন্যাস সঙ্গে নির্দেশিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যখন নম্বর বিন্যাস নির্দিষ্ট করা হয়, "সর্বনিম্ন থেকে সর্বাধিক থেকে" (এবং বিপরীত) অনুসারে সাজানো হয় এবং তারিখের বিন্যাস নির্দিষ্ট করা হয়, "পুরানো থেকে নতুন" (এবং বিপরীত)।
কাস্টম সাজানোর
কিন্তু, আমরা যেমন একই মান দ্বারা নির্দিষ্ট ধরণের সাজানোর সাথে দেখি, সেই একই ব্যক্তির নাম সম্বলিত ডেটা পরিসরের মধ্যে একটি নির্বিচারে ক্রম অনুসারে সাজানো হয়।
এবং যদি আমরা বর্ণমালার নামগুলি বাছাই করতে চাই তবে কী করতে হবে, উদাহরণস্বরূপ, যদি নামটি মিলিত হয় তবে তারিখ অনুসারে ডেটা কীভাবে সাজানো হবে? এটি করার জন্য, পাশাপাশি কিছু অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে, একই মেনুতে "সোর্স এবং ফিল্টার", আমাদের "কাস্টম সাজানোর ..." আইটেমটিতে যেতে হবে।
তারপরে, সাজানোর সেটিংস উইন্ডো খোলে। আপনার টেবিলে শিরোনাম থাকলে, দয়া করে মনে রাখবেন যে এই উইন্ডোতে "আমার ডেটা শিরোনাম রয়েছে" এর পাশে একটি চেক চিহ্ন থাকতে হবে।
ক্ষেত্র "কলাম" কলামের নাম নির্দিষ্ট করুন, যা সাজানো হবে। আমাদের ক্ষেত্রে, এটি "নাম" কলাম। "সাজানোর" ক্ষেত্রে এটি নির্দেশিত হয় যে কোন ধরণের সামগ্রী সাজানো হবে। চারটি বিকল্প আছে:
- মান;
- সেল রঙ;
- ফন্ট রঙ;
- সেল আইকন
কিন্তু, বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই "মান" আইটেম ব্যবহার করা হয়। এটা ডিফল্ট দ্বারা সেট করা হয়। আমাদের ক্ষেত্রে, আমরা এই আইটেমটি ব্যবহার করতে হবে।
"অর্ডার" কলামে আমাদের সেই ক্রমটি নির্দিষ্ট করতে হবে যেখানে তথ্যটি অবস্থিত হবে: "A থেকে Z থেকে" অথবা এর বিপরীতে। "A থেকে Z থেকে" মান নির্বাচন করুন।
সুতরাং, আমরা কলাম এক দ্বারা সাজানোর সেট আপ। অন্য কলামে বাছাইকরণ কাস্টমাইজ করার জন্য, "স্তরের যোগ করুন" বাটনে ক্লিক করুন।
ক্ষেত্রের আরেকটি সেট প্রদর্শিত হয়, যা অন্য কলাম দ্বারা সাজানোর জন্য ইতিমধ্যে পূরণ করা উচিত। আমাদের ক্ষেত্রে, "তারিখ" কলাম দ্বারা। যেহেতু তারিখের বিন্যাস এই কোষগুলিতে সেট করা হয়েছে, "অর্ডার" ক্ষেত্রের মধ্যে আমরা "A থেকে Z" নয়, তবে "পুরনো থেকে নতুন", বা "নতুন থেকে পুরানো" পর্যন্ত মানগুলি সেট করি।
একইভাবে, এই উইন্ডোতে, প্রয়োজনে, এবং অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে অন্যান্য কলাম দ্বারা সাজানোর জন্য আপনি কনফিগার করতে পারেন। সমস্ত সেটিংস সম্পন্ন হলে, "ঠিক আছে" বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি দেখতে পারেন, এখন আমাদের টেবিলের মধ্যে সমস্ত তথ্য সাজানো হয়, প্রথমত, কর্মচারীর নামের দ্বারা এবং তারপরে পেমেন্ট তারিখগুলি দ্বারা।
কিন্তু, এই কাস্টম সাজানোর সব বৈশিষ্ট্য নয়। পছন্দসই, এই উইন্ডোতে আপনি কলাম দ্বারা নয়, কিন্তু সারি অনুসারে সাজানোর কনফিগার করতে পারেন। এটি করার জন্য, "পরামিতি" বাটনে ক্লিক করুন।
সার্কিট পরামিতিগুলির খোলা উইন্ডোতে, "রেঞ্জ লাইন" অবস্থান থেকে স্যুইচটিকে "বিন্যাস কলাম" অবস্থানে সরান। "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
এখন, আগের উদাহরণের সাথে সাদৃশ্য দ্বারা, আপনি সাজানোর জন্য তথ্য প্রবেশ করতে পারেন। তথ্য লিখুন, এবং "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
আপনি যেহেতু এটি দেখতে পারেন, তারপরে, কলামগুলি প্রবেশ করা প্যারামিটার অনুসারে বিপরীত হয়।
অবশ্যই, আমাদের টেবিলের জন্য, উদাহরণ হিসাবে নেওয়া হয়েছে, কলামের অবস্থান পরিবর্তন করার সাথে সাজানোর ব্যবহার বিশেষভাবে উপযোগী নয়, তবে অন্য কিছু টেবিলের জন্য এই ধরণের সাজানোর খুব উপযুক্ত হতে পারে।
ফিল্টার
উপরন্তু, মাইক্রোসফ্ট এক্সেল, একটি ডাটা ফিল্টার ফাংশন আছে। এটি আপনাকে কেবলমাত্র সেই ডেটা দৃশ্যমান থাকতে দেয় যা আপনি উপযুক্ত দেখেন এবং বাকিটিকে লুকান। যদি প্রয়োজন হয়, গোপন তথ্য সবসময় দৃশ্যমান মোডে ফিরে আসতে পারে।
এই ফাংশনটি ব্যবহার করার জন্য, আমরা টেবিলের যে কোনও কক্ষে (এবং বিশেষত শিরোনামে) ক্লিক করে, আবার "সম্পাদনা" সরঞ্জামদণ্ডে "সাজান এবং ফিল্টার" বোতামে ক্লিক করুন। কিন্তু, এই সময় উপস্থিত মেনুতে, "ফিল্টার" আইটেমটি নির্বাচন করুন। এছাড়াও আপনি এই কর্মগুলির পরিবর্তে Ctrl + Shift + L কী কী সমন্বয় টিপতে পারেন।
আপনি দেখতে পারেন যে, সমস্ত কলামের নামের সাথে কোষগুলিতে, একটি আইকন একটি বর্গক্ষেত্রের আকারে আবির্ভূত হয়, যার উপরে উল্লম্ব ত্রিভুজ অঙ্কিত হয়।
কলামে এই আইকনের উপর ক্লিক করুন যার মাধ্যমে আমরা ফিল্টার করতে যাচ্ছি। আমাদের ক্ষেত্রে, আমরা নাম দ্বারা ফিল্টার করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আমরা শুধুমাত্র কর্মচারী Nikolaev তথ্য ছেড়ে প্রয়োজন। অতএব, আমরা অন্যান্য সমস্ত কর্মীদের নামের থেকে টিক মুছে ফেলি।
যখন প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হয়, তখন "ঠিক আছে" বাটনে ক্লিক করুন।
আমরা দেখি, টেবিলে নিকোলাভের কর্মচারীর নামে শুধুমাত্র লাইন ছিল।
চলুন টাস্ক জটিল করি, এবং টেবিলটিতে শুধুমাত্র 2016 সালের তৃতীয় ত্রৈমাসিকের জন্য নিকোলাভের সাথে সম্পর্কিত তথ্যটি ছেড়ে দিন। এটি করার জন্য, "তারিখ" ঘরটিতে আইকনে ক্লিক করুন। খোলার তালিকায়, "মে", "জুন" এবং "অক্টোবর" মাস থেকে টিকটি মুছে ফেলুন, কারণ তারা তৃতীয় ত্রৈমাসিকে সম্পর্কিত নয় এবং "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
আপনি দেখতে পারেন, আমরা প্রয়োজন শুধুমাত্র তথ্য আছে।
একটি নির্দিষ্ট কলামে ফিল্টারটি সরাতে এবং লুকানো ডেটা দেখানোর জন্য, এই কলামের নামের সাথে সেলটিতে থাকা আইকনে ক্লিক করুন। খোলা মেনুতে, "ফিল্টার সরান ..." আইটেমটিতে ক্লিক করুন।
আপনি যদি টেবিলের অনুসারে পুরো ফিল্টারটিকে পুনরায় সেট করতে চান তবে আপনি রিবনটির "সাজান এবং ফিল্টার" বোতামটি ক্লিক করতে এবং "সাফ করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
যদি আপনার ফিল্টারটি সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলতে হয় তবে, তার লঞ্চে, একই মেনুতে, "ফিল্টার" আইটেমটি নির্বাচন করুন বা কীবোর্ড Ctrl + Shift + L তে কী সমন্বয় টাইপ করুন।
উপরন্তু, এটি উল্লেখ করা উচিত যে "ফিল্টার" ফাংশনটি চালু করার পরে, যখন আপনি টেবিল হেডার কোষগুলিতে সংশ্লিষ্ট আইকনে ক্লিক করেন, উপস্থিত মেনুতে, সাজানোর ফাংশনগুলি পাওয়া যায়, যা আমরা উপরে বলেছি: "A থেকে Z কে সাজান" , "Z থেকে A থেকে সাজান" এবং "রঙ অনুসারে সাজান"।
টিউটোরিয়াল: কিভাবে মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একটি স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার ব্যবহার করবেন
স্মার্ট টেবিল
সাজানো এবং ফিল্টারিং আপনি তথাকথিত "স্মার্ট টেবিল" তে যে ডাটা ক্ষেত্রের সাথে কাজ করছেন তা চালু করে সক্রিয় করা যেতে পারে।
একটি স্মার্ট টেবিল তৈরি করার দুটি উপায় আছে। তাদের প্রথম ব্যবহার করার জন্য, টেবিলের পুরো এলাকাটি নির্বাচন করুন, এবং হোম ট্যাবে থাকা, বিন্যাস টেপ হিসাবে বিন্যাসে বোতামটিতে ক্লিক করুন। এই বাটন স্টাইল টুলবারে অবস্থিত।
পরবর্তী, খোলা তালিকায় আপনার প্রিয় শৈলীগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন। টেবিলের পছন্দ টেবিলের কার্যকারিতা প্রভাবিত করবে না।
তারপরে, একটি ডায়লগ বক্স খোলে যেখানে আপনি টেবিলের সমন্বয়গুলি পরিবর্তন করতে পারেন। কিন্তু, যদি আপনি পূর্বে সঠিকভাবে এলাকাটি নির্বাচন করেন তবে অন্য কিছু করার দরকার নেই। প্রধান বিষয়টি মনে রাখবেন যে "শিরোনাম সহ শিরোনাম" পরামিতির পাশে একটি টিক আছে। পরবর্তীতে, ঠিক আছে "ঠিক আছে" বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি দ্বিতীয় পদ্ধতি ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিলে, আপনাকে টেবিলের সমগ্র এলাকাটি নির্বাচন করতে হবে, তবে এই সময় "সন্নিবেশ করান" ট্যাবে যান। এখানে "টেবিল" টুলবক্সের পটির উপরে, আপনাকে "সারণি" বোতামটি ক্লিক করা উচিত।
তারপরে, শেষ বারের মতো, আপনি কোনও টেবিলের অবস্থানের সমন্বয়গুলি সামঞ্জস্য করতে পারেন এমন একটি উইন্ডো খুলবে। "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।
স্মার্ট টেবিল তৈরি করার সময় আপনি কোন পদ্ধতিটি ব্যবহার করেন তা সত্ত্বেও, আপনি ক্যাপগুলির কোষগুলিতে একটি টেবিল দিয়ে শেষ হয়ে যাবেন যা পূর্বে বর্ণিত ফিল্টার আইকন ইনস্টল করা হবে।
যখন আপনি এই আইকনের উপর ক্লিক করবেন, তখন সমস্ত একই ফাংশন "সোর্স এবং ফিল্টার" বোতামের মাধ্যমে আদর্শভাবে ফিল্টারটি শুরু করার সময় উপলব্ধ হবে।
পাঠ: মাইক্রোসফ্ট এক্সেল একটি টেবিল তৈরি করতে কিভাবে
আপনি দেখতে পারেন, সাজানোর এবং ফিল্টারিং সরঞ্জামগুলি যখন সঠিকভাবে ব্যবহৃত হয়, তখন ব্যবহারকারীরা টেবিলগুলির সাথে কাজ করতে ব্যাপকভাবে সহায়তা করতে পারে। বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক একটি টেবিলে একটি খুব বড় তথ্য অ্যারের ইভেন্টে তাদের ব্যবহারের প্রশ্ন।
